コミュニケーションの効果性

　コミュニケーションの重要性は、今さら改めてお伝えするようなテーマではないかもしれませんが、コミュニケーションの効果性ということになると、そのアプローチ方法も含めて検討する余地は多分にありそうです。
 
 　組織におけるコミュニケーションには、一般的にホウレンソウ（報告・連絡・相談）と、それ以外の意思疎通があります。コミュニケーションの目的は、組織の相乗効果の最大化でありますから、ホウレンソウは必須であります。それ以外の意思疎通は、その目的（組織の相乗効果）に適ったものであれば必要ですが、そうでなければ不要ということになります。
 
 　活発なコミュニケーションがあるが、（相乗効果という観点からは）一向に改善しないという組織であれば、それはホウレンソウが機能不全を起こしているか、コミュニケーションの大半が先の目的に適わない（要するにムダな）コミュニケーションである可能性が高いと言えます。単なる飲み会であっても、伝え手と受け手の間に、組織に相乗効果を上げるという強い目的意識があれば、それは非常に効果的なコミュニケーションと言えますが、例え公の会議の場であっても、そうした意識が欠落したコミュニケーションであれば、それはムダな時間でしかありません。コミュニケーションの在り方を見直す必要があるでしょう。
 
 　一方、必須であるホウレンソウはどうでしょう。ホウレンソウが上手く機能しないというご相談は、伝達手段が大きく変わった昨今においても頻繁にお受けしています。
 
 　報告は義務ですが、報告が実施されない、タイミングが悪い、内容が不適切等、様々な課題を含んでいます。これはその仕事の目的や意図が正しく共有されていない場合や、役割認識が不明確で十分な責任感が醸成されていないというケースで起こりがちです。改めて、仕事の目的、個々人の役割、責任の範囲をしっかり認識させなければいけません。
 
 　連絡は情報共有を目的に行われますが、最低限の連絡でも伝える側の意志と、受け取る側の意志が重要です。最近はメール等での連絡が多いと思いますが、伝える側の意志の弱さから誤解を招きがちな欠陥のある情報であったり、受け取る側の意志が希薄で、読み間違え、勘違い、思い込み等をするといった事態が日常茶飯事です。伝える側も、受け取る側も、同じ組織で同じ目的・目標を共有し、それを最大の効率で達成しようという強い意志を持って情報の受け渡しを行わなければいけません。同時に相手の大事な時間を使わせてもらうという認識も持つ必要があるでしょう。
 
 　最後に相談ですが、組織内に相談がないということは、組織内の信頼関係が欠如している（相談に値する人が存在しない）か、根本的な問題意識が低いかのいずれかでしょう。信頼関係の欠如は論外ですが、問題意識が低く、問題が顕在化しないケースも深刻です。こうした状態は、組織の長期停滞を招く要因になります。問題意識とは、現状と有るべき姿のギャップですから、それらのどちらか、あるいは両方が不明確であるか、ギャップ認識はあるものの、そのギャップを埋める意欲がないということになります。適切な目標設定と、厳正な現状認識のための評価を効果的に行わなければいけません。（適切な目標設定とは、本人が意欲的になれる目標設定であり、厳正な現状認識とは、極力定量的で相対的なものが良いでしょう。）

 ≪MyKomonより転載≫